Quelle est la réglementation applicable aux PME pour l’archivage électronique des documents fiscaux?
La digitalisation des processus de facturation et d’archivage des documents fiscaux est devenue une nécessité pour les entreprises, y compris les PME. Elle permet non seulement de gagner du temps et de l’espace, mais aussi de faciliter la gestion et le contrôle des documents. Cependant, cette dématérialisation implique aussi le respect d’une réglementation précise. Alors, quelles sont les règles à suivre pour l’archivage électronique des documents fiscaux? C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
L’obligation de dématérialisation des factures
Depuis plusieurs années maintenant, l’administration fiscale incite les entreprises à passer à la facturation électronique. En effet, depuis le 1er janvier 2023, toutes les entreprises, y compris les PME, sont tenues de dématérialiser leurs factures émises et reçues. Cette obligation, prévue par la loi de finances 2020, vise à lutter contre la fraude à la TVA et à simplifier les contrôles fiscaux.
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Pour respecter cette obligation, les entreprises doivent d’abord émettre leurs factures sous format électronique, à l’aide d’un logiciel de facturation ou d’une plateforme en ligne spécifique. Ces factures électroniques, contrairement aux factures papier, sont automatiquement stockées et archivées sur la plateforme, ce qui facilite leur gestion et leur suivi.
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Le respect des normes de facturation électronique
Pour être valide, une facture électronique doit respecter certaines normes. En premier lieu, elle doit contenir les mêmes informations qu’une facture papier : le nom et l’adresse de l’entreprise émettrice et du client, le détail des produits ou services facturés, le montant hors taxes et la TVA applicable, la date de facturation et le numéro unique de la facture.
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Ensuite, la facture électronique doit être émise et reçue dans un format électronique structuré, c’est-à-dire un format qui permet l’automatisation du traitement des données. Ce format doit être compatible avec le système d’information de l’entreprise et de l’administration fiscale, pour faciliter les échanges de données et les contrôles.
Enfin, la facture électronique doit être authentifiée, c’est-à-dire accompagnée d’une signature électronique garantissant son origine et son intégrité. Cette signature, obtenue auprès d’un prestataire de services de confiance, permet de prouver que la facture a bien été émise par l’entreprise et qu’elle n’a pas été modifiée après son émission.
La conservation des factures électroniques
Une fois émises, les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée de 10 ans, comme les factures papier. Cette obligation de conservation concerne aussi bien les factures émises que les factures reçues.
Pour assurer la conservation des factures électroniques, l’entreprise peut utiliser un système d’archivage électronique (SAE), qui permet de stocker les factures de manière sécurisée et de les retrouver facilement en cas de contrôle fiscal. Ce système d’archivage doit respecter les normes en vigueur en matière de sécurité et d’intégrité des données.
Lors de la conservation des factures électroniques, l’entreprise doit aussi mettre en place des procédures de sauvegarde et de restauration des données, pour éviter toute perte d’information en cas de panne ou d’incident informatique.
La production des factures électroniques en cas de contrôle fiscal
En cas de contrôle fiscal, l’entreprise doit être en mesure de produire l’ensemble de ses factures électroniques, dans leur format d’origine et avec leur signature électronique. Ces factures doivent être accompagnées de toutes les données associées, comme les bons de commande ou les bons de livraison, qui permettent de justifier les opérations de vente ou d’achat.
Pour faciliter la production des factures électroniques en cas de contrôle fiscal, l’entreprise peut utiliser un logiciel de gestion ou une plateforme en ligne, qui permet de centraliser et d’organiser l’ensemble des documents fiscaux. Cette solution permet aussi d’automatiser le calcul de la TVA et de générer les déclarations fiscales à partir des factures électroniques.
Alors, prêtes à passer à la facturation électronique? Même si cela peut sembler complexe au premier abord, cette dématérialisation offre de nombreux avantages, en termes de gain de temps, de sécurité et de conformité fiscale. Et avec les bons outils et les bonnes pratiques, il est tout à fait possible de respecter la réglementation tout en simplifiant la gestion des factures.
La dématérialisation des factures pour les entreprises étrangères
L’avancée de la digitalisation ne concerne pas uniquement les entreprises françaises. En effet, les entreprises étrangères qui exercent une activité en France doivent également respecter la réglementation en vigueur concernant la dématérialisation des factures.
Tout comme pour les entreprises françaises, la loi de finances 2020 a étendu l’obligation de facturation électronique et d’archivage électronique à toutes les entreprises étrangères qui réalisent des opérations imposables en France. Ce qui signifie que même si leur siège social est situé hors de la France, elles doivent émettre et recevoir leurs factures sous format électronique, et les conserver pendant une durée de 10 ans.
Ces entreprises doivent, de même, respecter les normes de facturation électronique applicables en France. Les factures électroniques doivent contenir les informations requises, être émises et reçues dans un format électronique structuré, et être authentifiées par une signature électronique.
Pour cela, elles peuvent utiliser une plateforme de dématérialisation adaptée aux normes françaises et européennes, qui garantit la sécurité des données et la traçabilité des transactions. En cas de contrôle fiscal par l’administration française, elles doivent être en mesure de produire l’ensemble de leurs factures électroniques et des données associées.
Ainsi, que vous soyez une entreprise française ou étrangère, la dématérialisation des factures est devenue une obligation incontournable, qui vous permet de simplifier votre gestion fiscale et de garantir votre conformité à la réglementation.
L’accompagnement de l’administration fiscale dans la transition numérique
Face à ces nouvelles obligations, l’administration fiscale ne laisse pas les entreprises seules. En effet, pour faciliter la mise en œuvre de la facturation électronique, l’administration fiscale a mis en place un portail public de facturation qui permet aux entreprises de dématérialiser leurs factures de manière sécurisée et conforme à la réglementation.
Ce portail public de facturation offre plusieurs services aux entreprises : il permet d’émettre et de recevoir des factures électroniques, de les stocker et de les archiver pendant une durée de 10 ans, et de les retrouver facilement en cas de contrôle fiscal. Il offre aussi des outils de suivi et de contrôle des factures, qui permettent de vérifier leur conformité à la réglementation et de détecter d’éventuelles erreurs ou fraudes.
De plus, l’administration fiscale propose des guides et des formations en ligne pour aider les entreprises à comprendre et à appliquer la réglementation relative à la facturation électronique. Elle met aussi à disposition des entreprises un service d’assistance technique, qui répond à leurs questions et résout leurs problèmes liés à la dématérialisation des factures.
Enfin, l’administration fiscale assure un contrôle régulier des systèmes d’archivage électronique utilisés par les entreprises, pour garantir leur conformité à la réglementation et leur capacité à assurer une piste d’audit fiable.
En conclusion, la facturation électronique et l’archivage électronique des documents fiscaux sont devenus des obligations pour toutes les entreprises, y compris les PME et les entreprises étrangères qui exercent une activité en France. Pour respecter ces obligations, les entreprises doivent mettre en place des systèmes adaptés et respecter les normes en vigueur. Heureusement, elles peuvent compter sur le soutien de l’administration fiscale, qui propose des outils et des services pour faciliter cette transition numérique. Alors, n’hésitez pas à vous lancer dans la facturation électronique : c’est une opportunité de simplifier votre gestion fiscale et de garantir votre conformité à la réglementation.